Voordelig bellen en gebeld worden met de voizXL telefooncentrale vormt de basis voor uw keuze voor voizXL. Maar wist u dat uw voizXL telefooncentrale nog veel meer kan? Hieronder zetten we enkele veel voorkomende extra functionaliteiten voor u op een rij.

U heeft de mogelijkheid gebruik te maken van de zogenaamde ‘wachtrij’.

voizXL biedt een intelligente wachtrij, waarin diverse zaken kunnen worden ingesteld en die kan worden voorzien van:

• uw eigen wachtmuziek
• melding over het aantal wachtenden
• melding hoe lang een beller in de wachtrij heeft gestaan
• en meer

De wachtrij kent diverse algoritmes/regels op basis waarvan een bepaald telefoontoestel overgaat. Zo kan bijvoorbeeld ingesteld worden dat eerst het toestel wordt aangesproken dat het langst geleden een gesprek heeft gehad of welke het minst aantal gesprekken heeft gehad. Ook kan (vanaf Q3 2013) worden ingesteld dat iemand die voor de tweede keer belt, bij voorkeur wordt doorverbonden met dezelfde persoon/toestel als de eerste keer.

TIP: Zelfs als u buiten de deur bent kunt u worden opgenomen in de wachtrij, bijvoorbeeld met uw mobiele nummer.

Live wachtrij-monitor
Met de live wachtrij-monitor is op het scherm te zien hoeveel, wie en hoe lang mensen in de wacht staan.

Indien u deelneemt aan een wachtrij en u bent ‘supervisor’ dan is het mogelijk om mee te luisteren met de gesprekken. Het is zelfs mogelijk direct instructies te kunnen geven, zonder dat de klant dit hoort.

Om mee te luisteren toetst u *999 + de wachtrijextensie in. U wordt om uw pincode gevraagd,   waarna u het gesprek hoort. Door middel van * kan een volgend gesprek worden gekozen.

Voor de optie waarbij ook instructies kunnen worden gegeven gebruik u *998 + extensie van de wachtrij.

Aan de hand van de sneltoetsen op uw toestel kunt u zien of iemand in gesprek is (lampje is rood), vrij is (lampje is groen) of dat zijn telefoon overgaat (knipperend rood lampje). Indien het lampje knippert kunt u deze oproep overnemen door op het knopje te drukken.

Het aantal BLF toetsen is afhankelijk van uw toestel en kan (oneindig) worden uitgebreid door middel van zogenaamde expansion packs.

Voicemail berichten die voor u worden achtergelaten kunnen als bijlage naar het door u opgegeven email adres worden gestuurd. U kunt ze dan via uw PC beluisteren.

Uiteraard kunt u de voicemailberichten beluisteren via uw IP telefoon, maar ook met een andere (mobiele) telefoon kunt u uw voicemails, met behulp van een pincode, beluisteren.

Naast dat binnenkomende faxen via de web interface kunnen worden bekeken, kunnen ze ook naar een opgegeven email adres gemaild worden.

Uitgaande faxen kunnen in het faxcenter worden ge-upload of worden verzonden door ze naar het faxcenter te mailen.

Met de voizXL Snelfaxtool is mogelijk om een fax naar meerdere nummers tegelijk te faxen door eenvoudigweg het bestand met de nummers waar naartoe moet worden gefaxt naar een plek te slepen en het document wat gefaxt moet worden naar een andere plek.

Uw telefoonnummer (s) kunnen worden gekoppeld aan: een bepaalde telefoon (sip account), een wachtrij, een IVR of aan een bel groep. Met behulp van zogenaamde routeringsregels wordt vervolgens bepaald wat er moet gebeuren, bijvoorbeeld:

1. laat eerst toestel 1 gedurende 20 seconden overgaan;
2. laat vervolgens ook toestel 2, 3 en 4 overgaan gedurende 20 seconden;
3. laat vervolgens gedurende 30 seconden een mobiel nummer overgaan;
4. indien dan nog niemand heeft opgenomen ga dan naar de voicemail.

Inkomende routeringsregels

Routeringsregels kunnen worden gemaakt op basis van verschillende condities zoals bijvoorbeeld, tijdintervallen, of iemand in gesprek is, de extensie wel of niet geregistreerd is, welk nummer er belt, of iemand de goede pincode invoert, etc. De vervolgactie kan het aanspreken van 1 of meerdere interne of externe nummers zijn of bijvoorbeeld een bandje of voicemail.

Uitgaande routeringsregels

De uitgaande routeringsregels kunnen worden gebruikt om bepaalde nummers of een bepaalde groep nummers (landen bijvoorbeeld) te blokkeren. Dit kan zelfs tijd gestuurd.

Interactieve Voice Response (IVR)

Deze ‘ virtuele telefoniste’ maakt het mogelijk om op basis van input van de beller de routering te bepalen. Zo kan de IVR gebruikt worden voor een keuzemenu, het routeren naar het opgegeven kamernummer in een hotel of een doorschakeling op basis van de opgegeven cijfers van de postcode. 

Tijdschakelingen

De tijdschakelingen zorgen er voor dat u kunt definiëren wanneer uw onderneming bereikbaar is . Kantooruren, lunchpauzes, feestdagen en vakantieperiodes kunnen met tijd en datum schakelingen worden ingeregeld

Call recording

Voor elke gebruiker is in te stellen of het mogelijk is om gesprekken op te nemen. Het kan zo worden ingesteld dat gesprekken altijd worden opgenomen of alleen conference calls of wat vaak handiger is om dit te activeren via een code (*1) tijdens het gesprek. U kunt zelf bepalen of u wilt dat, zodra u gaat opnemen, er eerst een boodschap wordt afgespeeld (bijvoorbeeld dat u het gesprek gaat opnemen). Om het opnemen van een gesprek te stoppen gebruikt u wederom de code *1.

Hotkey (snel bellen)

De hotkey geeft u de mogelijkheid om snel via uw computer uit te bellen. U gaat simpelweg op een nummer staan op een website, in uw CRM systeem, outlook of bijvoorbeeld in een Excel sheet en vervolgens drukt u een voor gedefinieerde toets in; uw toestel belt nu voor u het nummer.

CRM koppeling

Afhankelijk van de door u gebruikte software kan een koppeling gelegd worden met uw software op basis van nummerherkenning. Het is dan bijvoorbeeld mogelijk direct de klantkaart in uw boekhoudsysteem, CRM systeem en/of outlook te openen.

Conference calling

Standaard kan vanaf elke extensie en op elk moment een zogenaamd drieweg gesprek worden opgezet. Met een speciale conferentie extensie kunnen conferentiegesprekken worden gepland waarop tot maximaal 99 mensen kunnen inbellen.

De conference calls kunnen eenmalig op een specifiek tijdstip worden gepland, recurring op een datum en tijd of permanent beschikbaar worden gemaakt. Het is mogelijk om de conference calls al dan niet af te schermen met een pincode.

Callback functionaliteit

Om te besparen op uw externe belkosten (bijvoorbeeld mobiel), kunt u inbellen op uw telefoon-centrale. Deze belt u vervolgens terug, waarna u willekeurig welk nummer kunt bellen via de centrale. Zeker als u naar het buitenland wilt bellen kan dit u flink wat belkosten besparen.

Hotdesking

Vanaf medio 2013 kunt u gebruik maken van een nieuwe functionaliteit: hotdesking. U kunt dan op willekeurig welk apparaat (bureautelefoon, mobiele telefoon, tablet) direct inloggen op uw account.

Doorverbinden, in de wacht zetten en ‘parkeren’

Gesprekken kunnen in de wacht worden gezet of worden doorverbonden, met of zonder ruggenspraak.

Het is ook mogelijk om een gesprek te parkeren (#2). De server meldt op welke positie het gesprek is geparkeerd. Elk toestel kan het gesprek uit de ‘parkeerstand’ halen door *225 + het positienummer te toetsen. (Indien het positienummer niet bekend is en alleen *225 wordt getoetst leest de server de caller id’s met het positienummer op.)

Back-up nummer

De oproepen worden omgeleid naar een back-up nummer indien er lokaal problemen zijn met de verbinding zodat u geen oproepen hoeft te missen.

De intercom functionaliteit maakt het mogelijk om de toegewezen gebruikers gelijktijdig op te roepen. De gebruiker hoort de boodschap van de oproeper ongeacht of hij de telefoon opneemt.

De telefooncentrale ondersteunt het videobellen. Uiteraard dienen de aangesloten toestellen te beschikken over deze functies om er gebruik van te kunnen maken. Via het telefoontoestel (of de IPad, tablet of smartphone) kan bijvoorbeeld ook een de intercom met beeld worden bediend.

Middels een button op uw website of link in uw e-mail geeft u uw (potentiële) klanten de mogelijkheid om door u gebeld te worden op een door hun opgegeven nummer. De Cal me now button maakt van bezoekers van uw website bellende klanten en verhoogt de service.

Er zijn uitgebreide CDR’s (Call Detail Records) beschikbaar over het inkomende en uitgaande belverkeer. Daarnaast zijn er uitgebreide rapportages van de wachtrij.

In de web interface van de telefooncentrale kunt u alle functionaliteiten zelf beheren. Als klant heeft u toegang tot uw gehele klantomgeving. Ook per gebruiker zijn er inlog gegevens, waarmee alleen gegevens voor die specifieke gebruiker kunnen worden gewijzigd. U kunt via de web interface uw routeringsregels, tijdfilters, voicemails en nog veel meer regelen.

Een aantal zaken kunt u ook eenvoudig vanaf uw toestel instellen of wijzigen met behulp van sterretjes codes zoals bijvoorbeeld:

• switchen tussen anoniem uitbellen of met uw eigen telefoonnummer uitbellen ( *85 anoniem bellen inschakelen, *65 telefoonnummer meezenden)
• Wachtwoord bescherming; met *11 kan een account worden afgesloten, bijvoorbeeld bij tijdelijke afwezigheid of in de avonden. Het is dan weer te activeren met een paswoord.
• Aan en uitzetten van de voicemail (*950), afluisteren van de voicemail (*95)
• Met je eigen toestel een binnenkomende gesprek overnemen (*21) of (*21 + extensie )
• Activeren van een routeringsregeling met 74 + code

ç

Hieronder treft u handige documenten aan voor uw dagelijkse praktijk: